De central importancia en la revolución de la información del siglo XIX fue la máquina de escribir, que apareció en 1874 y se generalizó para 1900. (Todas las fechas son para EE. UU., donde se originó el trabajo de oficina moderno). La "máquina de escribir" hizo obsoleta la escritura a mano a tiempo completo. Escribir a máquina es aproximadamente cinco veces más rápido que escribir a mano y produce texto uniforme. Sin embargo, la influencia de la máquina de escribir fue mucho más allá del proceso de escritura en sí.
Para la copia, se obtuvo una ganancia aún mayor en velocidad con la combinación de la máquina de escribir y el papel carbón, una invención anterior del siglo XIX. Este papel delgado, recubierto con una capa de pigmento, se colocaba entre hojas de papel normal. A diferencia de una pluma o un bolígrafo, la máquina de escribir proporcionaba suficiente presión para producir hasta 10 copias de un documento sin necesidad de escribir el texto más de una vez. La máquina de escribir también se hizo compatible con el duplicador de esténciles, que apareció alrededor de la misma época y podía hacer un mayor número de copias. Considerando la importancia de la escritura y la copia, la "máquina de escribir" fue una verdadera revolución.
La máquina de escribir no redujo la cantidad de tiempo que los empleados pasaban escribiendo y copiando. Más bien, el tiempo dedicado a escribir y copiar se mantuvo igual, mientras que la producción de documentos en papel aumentó. A principios del siglo XX, quedó claro que los métodos antiguos de almacenamiento de documentos (apilados en cajones o ensartados en púas) no podían hacer frente a las crecientes montañas de papeles. Esto llevó a la invención del archivo vertical, que expandiría radicalmente la información que podía almacenarse en un espacio determinado.
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